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Allgemein

Profitieren Sie von der integrierten, vielseitigen Dokumentenmanagement-Lösung der COPA Systeme und erhöhen Sie damit Ihre Produktivität und Transparenz bei gleichzeitiger Kosteneinsparung!

Angefangen von der Erfassung und Ablage Ihrer Dokumente über intelligente Verknüpfungen und Suchmöglichkeiten, bis hin zu einem umfassenden Workflow, der beispielsweise detaillierte Genehmigungsprozesse beinhalten kann: Die Dokumentenmanagement-Lösung der COPA Systeme lässt keine Wünsche offen!


Die Windows-Icons von dms.3000

Belegsuche
drink.3000
Belegsuche
Web
Dokumenten-
Management
drink.3000
Kontrolle

 

 Ihre Vorteile im Überblick

  • Einheitliche Basis für alle unternehmensrelevanten Geschäftsvorgänge und Dokumente

  • Integration aller Dokumente (Papier, MDE-Belege, EDI-Belege, Faxe, Digitale Fotos, Zeichnungen, E-Mails, Office- und ERP-Dokumente)
  • Revisionssichere und gesetzeskonforme elektronische Archivierung
  • Ausgereifte Integration von der Bestellung bis zur Rechnung in drink.3000
  • Automatisierte Vorgangsbehandlung
  • Standardisierte elektronische Belegverarbeitung für Eingangsrechnungen
  • Frühe Verfügbarkeit der Rechnungsinformationen
  • Vollständige Dokumentation des Prüfungs- und Freigabeprozesses
  • Flexibel anpassbar in Microsoft Visio
  • Weltweite Verfügbarkeit der Informationen
  • Weniger Fehler bei der Erfassung von Dokumenten
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit und schnellere Reaktionszeiten
  • Automatische Wiedervorlage
  • Sicherer Umgang mit vertraulichen Dokumenten
  • Einsparung von Lagerplatz und -kosten

  • Schonung der Umwelt durch die Einsparung von Tinte, Toner und Papier
  • Kalkulierbare Investitionssicherheit
  • Erweiterbar und für weitere Geschäftsprozesse nutzbar

 

Die Funktionen im Überblick

Alle Belege aus drink.3000 werden vollautomatisch an dms.3000 übergeben. Lieferscheine und andere Dokumente, die mit handschriftlichen Notizen versehen wurden, werden gescannt und stehen Ihnen unverzüglich zur Verfügung. Elektronische Belege (EDI, MDE etc.) werden im Original und in lesbarer Form aufbewahrt. Eingehende Dokumente werden gescannt, elektronisch verteilt, bearbeitet, geprüft, freigegeben und abschließend mit allen Zusatzinformationen archiviert. Die integrierte Massendatenerfassung für Papierdokumente bietet eine Fülle von Funktionen für die manuelle, halb- und vollautomatische Belegerfassung. Durch den Einsatz der integrierten Barcode-Erkennung und durch den ständigen Austausch mit den anderen drink.3000 Modulen ist eine umfassende Indexierung möglich.

Eine nahtlos in drink.3000 integrierte Oberfläche macht es Ihnen leicht, die gewünschten Informationen schnell zu bearbeiten und auch nach Jahren sekundenschnell zu recherchieren. Aus der Warenwirtschaft, dem Rechnungswesen, dem Außendienstinformationssystem und dem Management-Informations-System können Sie sich die Belege direkt anzeigen lassen. Über Suchmasken im Kundeninformationssystem und in der WEB-Oberfläche lassen sich exakte Bereiche für die Suche definieren. Mit dem innovativen Mobile Client ist der Zugriff auf die internen Abläufe per iPhone / Smartphone jederzeit und von jedem Ort möglich. So bleiben Sie in die firmeninternen Vorgänge eingebunden und können an Entscheidungsprozessen zeitnah mitwirken, die Liege- und Bearbeitungszeiten werden drastisch verkürzt.

Das bewährte und leistungsfähige EASY ENTERPRISE sorgt im Hintergrund für die Workflow-Funktionalitäten und für eine revisionssichere Langzeitarchivierung. Detaillierte Genehmigungsprozesse sorgen für mehr Transparenz. Einzelne Bearbeitungsschritte und Freigaben lassen sich dauerhaft nachvollziehen. Dabei werden alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllt. Ein entsprechendes Gutachten der KPMG stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Die Mailarchivierung erlaubt eine transparente Archivierung von Postfächern, die Definition einzelner Archivierungsordner, sowie die zeitgesteuerte, regelbasierte und im Bedarfsfall benutzerdefinierte Verarbeitung der E-Mails. Erweiterte Suchfunktionalitäten, auch in den Anhängen, sind möglich.

Wirksame Sicherheitsmaßnahmen und ein umfangreiches Rechtekonzept bieten dabei ein Höchstmaß an Schutz für Ihre Belege.